Privacyverklaring van Wandelclub Kwik Bornem voor clubleden

Uw privacy is belangrijk voor Wandelclub Kwik Bornem. Wandelclub Kwik Bornem gaat dan ook uiterst zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en wil u graag uitleggen welke persoonsgegevens Wandelclub Kwik Bornem verzamelt, waarom Wandelclub Kwik Bornem die gegevens verzamelt, hoe die gegevens gebruikt worden en over welke rechten u beschikt. Wandelclub Kwik Bornem wil nu alvast benadrukken dat u over een recht van bezwaar beschikt tegen bepaalde verwerkingen. Meer informatie vindt u hierover terug in deze verklaring. Wandelclub Kwik Bornem raadt u dan ook aan deze verklaring aandachtig te lezen.

1. Welke persoonsgegevens verzamelt en verwerkt Wandelclub Kwik Bornem?

- Deze privacyverklaring heeft betrekking op de persoonsgegevens die Wandelclub Kwik Bornem verwerkt van haar clubleden:

• Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, geslacht, nationaliteit, adres, geboortedatum- en plaats, rijksregisternummer, telefoonnummer, e-mailadres;

2. Wanneer verzamelt Wandelclub Kwik Bornem uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden verzameld wanneer u lid bent van Wandelclub Kwik Bornem.

Indien u weigert om bepaalde persoonsgegevens aan de club te verstrekken zou dit kunnen leiden tot de onmogelijkheid of de weigering tot het worden van een clublid, het verderzetten van het clublidmaatschap of het uitvoeren van een handeling waarom u verzocht heeft.

3. Waarom verzamelt en verwerkt Wandelclub Kwik Bornem uw persoonsgegevens? 

Wandelclub Kwik Bornem verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtvaardigingsgronden:

Verwerking op basis van wettelijke of reglementaire verplichtingen, zoals het beantwoorden van uw verzoeken tot uitoefening van de rechten die u geniet op basis van de privacyregelgeving en het beantwoorden van vragen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679).

Verwerking noodzakelijk voor het beheer van de club

Wanneer u lid bent of wenst te worden van Wandelclub Kwik Bornem, is het noodzakelijk dat Wandelclub Kwik Bornem persoonsgegevens verwerkt om het beheer van de club te verzekeren. Voorbeelden van verwerkingen zijn:

-  Administratie van de ledengegevens;

-  Beheer van het ledenbestand (evaluatie en opvolging van het ledenbestand, alsook planning van wandeltochten en andere organisaties vanwege de club);

-  Contacten met Wandelsport Vlaanderen (wij maken nu éénmaal deel uit van deze federatie)

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze verwerking vereist is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Wandelclub Kwik Bornem om redenen eigen aan uw specifieke situatie. In dit geval staakt Wandelclub Kwik Bornem de verwerking van de desbetreffende persoonsgegevens tenzij zij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kan aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. U kan uw verzoek hiertoe richten tot Wandelclub Kwik Bornem, zoals bepaald in punt 8 van deze verklaring. Gelieve een kopie van uw identiteitskaart toe te voegen en duidelijk weer te geven tegen welke verwerking u bezwaar maakt.

4. Hoelang bewaart Wandelclub Kwik Bornem uw persoonsgegevens?

Wandelclub Kwik Bornem bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de realisatie van het doel waarvoor de informatie verzameld werd. Vaak zal het uitgangspunt de wettelijke verjaringstermijn zijn van 10 jaar na het einde van de overeenkomst, maar afwijkingen zijn steeds mogelijk. Deze afwijkende bewaringstermijnen, die korter of langer kunnen zijn, worden bepaald aan de hand van criteria zoals:

-  De bewaringsplicht die volgt uit wettelijke of reglementaire bepalingen;

-  Andere wettelijke verjaringstermijnen;

-  De aard van de overeenkomst die u gesloten heeft met Wandelclub Kwik Bornem;

-  Uw statuut (clublid, sollicitant ...);

-  Het bestaan van een gerechtelijke procedure.

5. Met wie deelt Wandelclub Kwik Bornem uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet meegedeeld aan derden behoudens in onderstaande gevallen:

-  na het verkrijgen van uw voorafgaande toestemming;

-  op uw verzoek aan de ontvangers die u aanwijst;

-  de mededeling noodzakelijk is voor de uitvoering van uw lidmaatschap :

Wanneer persoonsgegevens doorgegeven worden aan verwerkers ziet Wandelclub Kwik Bornem erop toe dat zij overeenkomstig de wettelijke vereisten afdoende garanties bieden dat deze gegevens op een vertrouwelijke en veilige manier verwerkt worden en passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen treffen om de bescherming van uw rechten te garanderen. Zo gaat de website van Wandelclub Kwik Bornem over een beveiligde HTTPS- verbinding. Dit verzekert dat gegevensdiefstal niet mogelijk is als u uw gegevens ingeeft om lid te worden via onze website of contact met ons opneemt via het contactformulier.

Wandelclub Kwik Bornem verstrekt bovendien enkel die gegevens aan derden die zij nodig hebben om hun opdrachten uit te kunnen voeren.

Wanneer Wandelclub Kwik Bornem uw persoonsgegevens overgemaakt heeft aan derden, zal Wandelclub Kwik Bornem deze derden in kennis stellen van uw verzoeken tot verbetering, wissing of beperking wanneer zij daar wettelijk toe verplicht is.

Uw persoonsgegevens worden in geen geval verkocht of verhuurd aan derden door Wandelclub Kwik Bornem.

6. Over welke rechten beschikt u?

Recht van inzage en verbetering van persoonsgegevens

U mag uw persoonsgegevens raadplegen. Wandelclub Kwik Bornem zal u, op verzoek, kosteloos een kopie bezorgen van de persoonsgegevens die Wandelclub Kwik Bornem over u verwerkt. Indien u bijkomende kopieën vraagt, kan Wandelclub Kwik Bornem hiervoor een redelijke vergoeding vragen voor administratieve kosten.

Het is van belang dat de persoonsgegevens die Wandelclub Kwik Bornem verwerkt juist en actueel zijn. U mag steeds een verzoek tot verbetering, vergezeld van een fotokopie van uw identiteitskaart, richten aan Wandelclub Kwik Bornem indien u meent dat bepaalde gegevens onjuist zouden zijn.

Recht van wissing en beperking

Onder bepaalde wettelijke voorwaarden kunt u Wandelclub Kwik Bornem verzoeken om persoonlijke gegevens te wissen of om de verwerking van persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken.

Recht van bezwaar

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens omwille van redenen eigen aan uw specifieke situatie wanneer deze verwerking vereist is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Wandelclub Kwik Bornem

In dit geval staakt Wandelclub Kwik Bornem de verwerking van de desbetreffende persoonsgegevens tenzij zij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kan aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht om toestemming te allen tijde in te trekken

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden op basis van de verstrekking van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.

Recht om een klacht in te dienen

Indien u meent dat Wandelclub Kwik Bornem uw persoonsgegevens niet op een correcte wijze verwerkt, dan kan u steeds contact opnemen of klacht indienen (via e-mail of per schrijven) bij de voorzitter van Wandelclub Kwik Bornem, zoals bepaald in punt 8 van deze verklaring. U heeft eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wanneer u één van deze rechten wenst uit te oefenen, kunt u steeds contact opnemen met Wandelclub Kwik Bornem zoals bepaald in punt 8 van deze verklaring.

7. Hoe beveiligt Wandelclub Kwik Bornem uw persoonsgegevens?

De veiligheid van uw gegevens is voor Wandelclub Kwik Bornem een prioriteit. Daarom heeft de club een veiligheidsbeleid uitgewerkt op basis van drie principes.

Beperkte toegang tot uw gegevens

Binnen Wandelclub Kwik Bornem is de toegang tot uw persoonsgegevens beperkt tot de bestuursleden die de gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Dat zijn met name alle leden van ons bestuur om hun specifieke taak te kunnen uitvoeren.

-  De voorzitter (in het kader van organisaties van de club)

-  De secretaris (administratie en in het kader van organisaties van de club)

-  Penningmeester (boekhouding en in het kader van organisaties van de club)

-  De webmaster (beheer binnenkomende aanvragen lidmaatschap en vragen om informatie via het contactformulier)

- Andere bestuursleden met of zonder specifieke functie (in het kader van organisaties van de club)

De personen die toegang hebben tot uw gegevens moeten bovendien strikte eisen naleven inzake vertrouwelijkheid en geheimhouding om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

Technische en organisatorische normen

Wandelclub Kwik Bornem past technische en organisatorische normen toe die bedoeld zijn om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te garanderen. Doel van die maatregelen is uw gegevens te beveiligen, zodat niet- gemachtigde personen er geen toegang toe krijgen, maar ook de integriteit van uw gegevens te garanderen door te vermijden dat ze onopzettelijk veranderd of vernietigd worden.

Specifieke maatregelen bij gegevensoverbrenging

Wandelclub Kwik Bornem kan uw gegevens doorgeven in het kader van een overeenkomst met Wandelsport Vlaanderen of om te voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten.

In sommige gevallen moet Wandelclub Kwik Bornem uw gegevens doorgeven in het kader van haar wettelijke en reglementaire verplichtingen. De club handelt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en leeft de onder meer technische normen na die vastgelegd zijn door de bevoegde instanties.

8. Wenst u contact op te nemen met Wandelclub Kwik Bornem en haar functionaris voor gegevensbescherming of heeft u een klacht?

- via e-mail: edwarddebruyn@wandelclubkwik.be

- Wandelclub Kwik Bornem - Sint-Amandsesteenweg 200    2880 Bornem

Als u niet tevreden bent met de oplossing die Wandelclub Kwik Bornem voorstelt, kunt u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. 02/274.48.00, e-mail:  commission@privacycommission.be.

9. Wijzigingen

Wandelclub Kwik Bornem kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vindt u steeds terug op onze website. In geval van wezenlijke veranderingen zal Wandelclub Kwik Bornem u hierover informeren.

U kan ons uw suggesties, vragen, verzoeken of klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens bezorgen:

per brief:

De heer Edward de bruyn

- Wandelclub Kwik Bornem - Sint-Amandsesteenweg 200    2880 Bornem